Van plaatsbezoek tot terugkerende factuur, in één systeem
Offerte, contract en facturatie lopen door dezelfde gegevens
Any Green levert en onderhoudt beplanting in kantoren, ziekenhuizen en bedrijfsgebouwen. Een klant koopt de planten en plantenbakken, huurt ze of neemt ze in huurkoop, en het onderhoud loopt daarna jaren door. Krits bouwde het systeem waarin die hele keten staat: van het eerste plaatsbezoek, over de offerte per ruimte, tot het contract dat op vaste tijdstippen zijn eigen factuur voortbrengt.
- Klant
- Any Green
- Doorlooptijd
- Meerjarig traject, livegang in voorbereiding
- Type
- Verkoop-, contract- en facturatiesysteem met salesapp
- Sector
- Interieurbeplanting
Wat er veranderd is
De prijslijsten van de leveranciers komen als Excel-bestand binnen
Ze worden ingelezen en staan doorzoekbaar op maat, soort en stock
Aankoop, huur, huurkoop en onderhoud zijn elk een eigen berekening
Eén offerte draagt de drie prijzen, elk met hun eigen looptijd
De offerte, het contract en de factuur zijn drie losse documenten
Het zijn drie opeenvolgende toestanden van hetzelfde dossier
De keuze valt bij de klant, het dossier staat op kantoor
De salesapp neemt catalogus, foto's en opnames mee ter plaatse
Terugkerend factureren vraagt bijhouden welk contract toe is
Het systeem zet per interval klaar wat gefactureerd moet worden
Wat er komend jaar terugkerend binnenkomt, is een optelsom
Per contract staat per maand wat het opbrengt, twee jaar vooruit
Eén verkoop, drie prijzen en jaren nazorg
Beplanting verkopen is niet één transactie. De klant kan de planten en de bakken kopen, huren of in huurkoop nemen, en daarbovenop loopt een onderhoudscontract waarin een medewerker om de twee à drie weken langsgaat: water geven, bijbinden, snoeien, bemesten, en planten vervangen die meer dan de helft van hun sierwaarde verloren hebben. Op dezelfde offerte staan dus een aankoopprijs, een huur- of huurkoopprijs en een onderhoudsprijs naast elkaar, elk met hun eigen looptijd.
De keuze zelf is even omvangrijk. De catalogus van één leverancier vult pagina na pagina, en elke plant en elke bak draagt daarin zijn hoogte, breedte, potmaat, substraat, bladvorm, stamvorm, kleur, materiaal, stock en prijs mee. Wie ter plaatse bij een klant staat, moet daaruit kunnen kiezen wat past bij die hal, dat bureau, die vensterbank. En wat gekozen wordt, moet daarna nog jaren terug te vinden zijn: welke bak staat op welke plaats, wanneer is die geleverd, en wat wordt er elke facturatieronde voor aangerekend.
- Aankoop, huur, huurkoop en onderhoud, vaak in dezelfde overeenkomst
- Onderhoudscontracten die jaren doorlopen en per interval factureren
- Een assortiment planten en plantenbakken dat van de leveranciers komt
- Een keuze die ter plaatse gemaakt wordt, niet achter een bureau
- Per klant een plattegrond van wat waar staat, jaren na de levering
- Vijf rollen die elk een ander stuk van het dossier nodig hebben
Het hele dossier in één lijn
Een aanvraag, een offerte, een contract en een factuur zijn in dit systeem geen losse documenten die naar elkaar verwijzen, maar opeenvolgende toestanden van hetzelfde dossier. Wat op de offerte gekozen is, staat daarna in het contract, en wat in het contract staat, bepaalt wat er gefactureerd wordt. Niemand tikt iets een tweede keer.
De catalogus van de leveranciers als vertrekpunt
Per leverancier staan de planten en de plantenbakken in het systeem, elk met hun artikelcode, hun foto, hun afmetingen, hun stock, hun catalogusprijs en de eigen aankoopprijs. Die komen niet met de hand binnen: er is een import waarbij het Excel-bestand van de leverancier eenmalig aan de velden van het systeem gekoppeld wordt, waarna elke nieuwe lijst diezelfde weg volgt.
Naast de leverancierscatalogus staat de eigen stock: wat in het magazijn ligt, met een label dat zegt of het nieuw, tweedehands, beschadigd of maatwerk is. Een bak die van een klant terugkomt, verdwijnt zo niet uit het zicht.
De salesapp voor het plaatsbezoek
De vertegenwoordiger die bij een klant staat, werkt in een aparte applicatie op telefoon of tablet, met zijn agenda, zijn aanvragen en de volledige catalogus erin. Die catalogus filtert op wat ter plaatse telt: hoogte, potmaat, grond- of hydrocultuur, bladvorm, stamvorm, en bij de bakken op kleur en materiaal, tot en met "elke RAL-kleur".
Wat past, gaat met één knop op de aanvraag. Daarnaast neemt de app notities, foto's van de ruimte en gesproken opnames op, die daarna als transcriptie bij het dossier komen. Wie terug op kantoor de offerte opmaakt, vertrekt van wat er ter plaatse gezien en gezegd is, niet van een geheugen.
Aanvragen die hun weg afleggen
Elke aanvraag staat op een bord met zes kolommen: backlog, aanvragen, geplande afspraken, offertes op te maken, offertes op te volgen, en gewonnen of afgesloten. Bij elke aanvraag staat waar ze vandaan komt, hoe warm ze is en wie eraan werkt.
Collega's kunnen zich als volger aan een aanvraag hangen, en krijgen dan mee wat erop gebeurt. Vanuit de aanvraag wordt een afspraak gepland of meteen een offerte aangemaakt, met de gegevens die er al staan.
Een offerte per ruimte en per plaats
Een offerte wordt opgebouwd zoals het gebouw in elkaar zit: per verdieping of ruimte, en daarbinnen per plaats een genummerde combinatie van een plantenbak en een beplanting, met de foto en de maten erbij. Zo leest de klant terug wat waar komt te staan.
Bovenop de producten staan de eenmalige lijnen: transport en installatie, het leegmaken van bestaande bakken. Per offerte legt Any Green vast welk type het is, hoe lang het onderhoud loopt, hoe lang de huur loopt en welke levertermijn geldt. De begroetings- en afsluitingstekst komen uit een lijst standaardteksten en worden per offerte bijgestuurd. Elke wijziging aan een lijn, een titel of een prijs blijft in de historiek van die offerte staan.
Contracten die uit de offerte rollen
Wordt de offerte aanvaard, dan wordt ze het contract, met dezelfde producten en dezelfde plaatsen. De contracttekst zelf wordt samengesteld uit blokken: de prestaties, de verkoopsvoorwaarden, elk artikel apart en verplaatsbaar. Het contracttype bepaalt de standaardlooptijden en heeft zijn eigen vertaling, zodat een Franstalige of Engelstalige klant zijn document in zijn taal krijgt.
Op het contract staat wat er per plaats geleverd moet worden. Zodra de leveringsnota gegenereerd is, kan elk stuk als geleverd aangeduid worden. Verandert er iets aan een lopend contract, dan komt daar een addendum bij. Verhuist de klant of neemt iemand anders het gebouw over, dan wordt het contract overgedragen zonder de geschiedenis te verliezen.
Facturatie die zichzelf aankondigt
Elk contract heeft zijn eigen interval: elke maand, elk kwartaal, elk jaar. Het systeem zet zelf klaar welke contracten aan facturatie toe zijn en op welke dag, en de administratie hoeft ze alleen nog te bevestigen. Wat eenmalig is, zoals transport of een vervanging, wordt als losse lijn meegenomen.
Achterstallige facturen staan apart, met een knop om te herinneren. Het CODA-bestand van de bank wordt ingelezen en de betalingen worden aan de openstaande facturen toegewezen; wat niet automatisch matcht, blijft zichtbaar staan tot iemand het koppelt. Creditnota's hangen aan de factuur waar ze bij horen.
Zien wat er volgend jaar binnenkomt
Omdat elk contract zijn bedrag en zijn interval kent, valt uit te rekenen wat er maand per maand aan terugkerende omzet binnenkomt. Dat staat als tabel klaar voor dit jaar en het volgende, per contract en per maand, en is af te drukken.
Daarnaast staan de nieuwe contracten en de contracten die veranderd zijn apart, zodat de wijzigingen in de portefeuille niet tussen de rest verdwijnen.
Wie wat mag, en wat er gebeurd is
Het systeem kent vijf rollen: admin, administratie, sales, planning en medewerker. Wie welke schermen ziet, hangt daarvan af. Elke gebruiker heeft daarbovenop een eigen inbox met meldingen: een offerte die te lang stilligt, een contract dat klaar is om te versturen, een offerte die aanvaard werd, een vermelding door een collega.
Bij elke klant, elke offerte en elk contract staat de volledige historiek: welke lijn gewijzigd is, welk document aangemaakt of verwijderd werd, wanneer en door wie. De e-mails die buitengaan komen uit een lijst standaardmails per documenttype, met daarbij de mails die automatisch vertrekken: een herinnering om te tekenen, een bevestiging nadat de klant getekend heeft.
Zo ziet het eruit
Hoe we het aangepakt hebben
- 1
Eerst de producten, dan pas de verkoop
We zijn begonnen bij de catalogus. Zolang planten en plantenbakken niet als gegevens in het systeem stonden, met hun maten en hun prijzen, viel er geen offerte uit op te bouwen. De import vanuit de bestanden van de leveranciers kwam daar meteen bij.
- 2
De offerte als spil
Daarna de offerte: opgebouwd per ruimte en per plaats, met de drie prijssoorten naast elkaar. Vanaf dat die klopte, kon het contract eruit voortkomen in plaats van ernaast te bestaan.
- 3
Facturatie op het contract vastgeklikt
Contracten kregen hun interval, en het systeem zet sindsdien zelf klaar wat aan facturatie toe is. Creditnota's, herinneringen en de CODA-verwerking kwamen daarna, in die volgorde.
- 4
De salesapp als aparte applicatie
Het plaatsbezoek vroeg iets anders dan een backoffice. Daarom is de salesapp een eigen applicatie geworden, met de catalogus, de agenda, foto's en gesproken opnames erin, die op hetzelfde dossier schrijft.
- 5
Nu: klaarmaken voor livegang
De opbouw is af. Wat er nu ligt, wordt met Any Green nagelopen en klaargezet voor de overstap van hun bestaande werkwijze naar dit systeem.
Is dit ook uw situatie?
- U verkoopt hetzelfde product in aankoop, in huur en in onderhoud
- Uw contracten lopen jaren door en factureren per interval
- Uw catalogus telt duizenden artikelen en komt van uw leveranciers
- Uw verkoop gebeurt ter plaatse, niet achter een bureau
- Wat op de offerte staat, wordt daarna nog twee keer overgetikt
- U weet pas achteraf wat er dit kwartaal aan terugkerende omzet binnenkwam
Hetzelfde probleem, andere sector
Projectbeheer voor vastgoedontwikkelaars
Alle projectdata op één plek in plaats van losse Excel-bestanden
Voor Kepler bouwden we een centraal admin dashboard dat alle project- en lotdata bundelt in één tool, van vergunning tot marketingbudget.
Automatische productsynchronisatie voor webshops
Prijzen en producten lopen automatisch mee met de leveranciers
Voor de webshop Goedkoop Blokhut van Avengi automatiseerden we de volledige productsynchronisatie, zodat prijzen en data automatisch up-to-date blijven in WooCommerce.