Werkorderbeheer voor glasvezelaannemers
Van werkorder tot factuur in één systeem, ook bij duizenden tegelijk
CCK Solutions legt en onderhoudt glasvezelnetwerken en krijgt van zijn opdrachtgevers duizenden werkorders per jaar, elk voor een stuk kabel, een aansluiting of een meting. Krits bouwde de applicatie waarin die werkorders binnenkomen, ingepland worden, op de werf afgewerkt worden en daarna zelf de weg vinden naar de meetstaat en de factuur.
- Klant
- CCK Solutions
- Doorlooptijd
- Sinds mei 2024, doorlopend in fases
- Type
- Webapplicatie en mobiele app
- Sector
- Telecominfrastructuur
Wat er veranderd is
De werkorders van de opdrachtgevers stonden in losse Excel-bestanden
Ze staan in één lijst, met per opdrachtgever de juiste kolommen
De planning van de ploegen stond naast die bestanden, niet erin
Een werkorder wordt op de agenda van een technieker of ploeg gezet
Wat de technieker op de werf vaststelde, werd nadien doorgegeven
Hij vult het rapport in op de werf, met foto's, in zijn eigen app
De afrekening werd achteraf uit verschillende bestanden samengezet
De meetstaat wordt opgebouwd uit wat er op de werf geregistreerd is
Informatie stond in Excel en in het boekhoudpakket, nergens samen
Kost, inkomst en resultaat staan per werf in hetzelfde scherm
Duizenden kleine werven tegelijk, elk met zijn eigen papierwerk
Bij het uitrollen van een glasvezelnetwerk is één opdracht zelden één werf. Een project valt uiteen in honderden of duizenden werkorders: een kabel inblazen tussen twee punten, een lasmof plaatsen, een sleuf graven, een meting uitvoeren, een woning aansluiten. Elke opdrachtgever hanteert daarbij zijn eigen nummering, zijn eigen kolommen en zijn eigen statussen.
Die schaal maakt het administratieve werk zwaarder dan het uitvoerende. Elke werkorder moet ingepland worden bij een eigen ploeg of een onderaannemer, op de werf uitgevoerd en vastgelegd, nagerekend tegen de eenheidsprijzen van dat contract, en daarna in een meetstaat en een bestelbon terechtkomen. Wie dat met bestanden doet, verliest het overzicht op het moment dat er meerdere projecten tegelijk lopen.
- Duizenden werkorders per project, elk met een eigen status
- Elke opdrachtgever met eigen kolommen, nummers en eenheidsprijzen
- Eigen ploegen en onderaannemers door elkaar in te plannen
- Uitvoering op de werf, administratie op kantoor, met tijd ertussen
- Afrekening en facturatie die uit meerdere bestanden samengezet worden
- Twee vennootschappen die elk hun eigen boekhouding voeren
Eén lijn van werkorder tot factuur
De applicatie volgt de weg die een werkorder in werkelijkheid aflegt. Hij komt binnen bij een project, wordt ingepland, wordt op de werf ingevuld, wordt nagerekend en belandt in een meetstaat en een bestelbon. Wat op de werf geregistreerd wordt, is hetzelfde gegeven dat later op de factuur staat, dus er wordt nergens overgetypt.
De werkorders van elke opdrachtgever in zijn eigen vorm
Onder elk project staat de lijst met werkorders. Welke kolommen daar staan, hangt af van de opdrachtgever: distributiepunt, kabel, tubekleur, aantal vezels, blaaslengte, aansluitpunt. Elke gebruiker zet de kolommen zoals hij ze wil en bewaart die indeling.
De statussen lopen apart voor de planning, de opdrachtgever en de onderaannemer, want die drie kijken niet naar hetzelfde. Vanuit een selectie in de lijst maakt u in één handeling een meetstaat of een bestelbon, of exporteert u naar Excel.
Planning van eigen ploegen en onderaannemers
De weekagenda toont per medewerker en per ploeg een rij, met de voormiddag, de namiddag en de nacht apart. Een werkorder wordt daarop gezet en blijft aan die werf hangen, dus vanuit de planning ziet u meteen om welk werk het gaat.
Onderaannemers staan in hetzelfde bord als de eigen mensen, elk met hun eigen tarieven. Een ingeplande opdracht kan bevestigd worden, zodat er verschil is tussen een voorstel en een afspraak.
De technieker vult zijn rapport in op de werf
Techniekers werken in een eigen app op hun toestel. Ze zien hun opdrachten van die dag, vullen de rapportregels in die bij dat werktype horen, nemen foto's en sluiten de taak af. Een taak sluit pas als alles ingevuld is.
Voor blaaswerken wordt per bak geregistreerd, voor laswerken per lasmof, voor metingen per meting. Meerwerken geeft de technieker ter plaatse in, met foto, zodat ze niet achteraf gereconstrueerd moeten worden. Bij graafwerken hoort de veiligheidscheck erbij voor het werk begint.
Nacalculatie tegen de juiste eenheidsprijzen
Per opdrachtgever staat een contract met eenheidsprijzen, per onderaannemer een tweede met de tarieven die u aan hen betaalt. Wat de technieker registreert, wordt tegen beide gerekend.
Zo staat op elke werf de kost, de inkomst, het resultaat en de marge, terwijl het werk nog loopt. Niet pas nadat de factuur vertrokken is.
Van uitgevoerd werk naar meetstaat en bestelbon
De meetstaat wordt opgebouwd uit de werkorders die klaar zijn, in het formaat dat die opdrachtgever verwacht, en gaat als Excel de deur uit. De bestelbon naar de onderaannemer wordt op dezelfde manier gemaakt.
In het facturatieoverzicht staan meetstaat en bestelbon naast elkaar met hun bedragen, zodat meteen zichtbaar is waar de twee niet overeenkomen. De facturatie zelf loopt via een koppeling met het boekhoudpakket.
Materiaal, gereedschap en documenten
Gereedschap staat met een eigen code en een QR-code in het systeem, met de keuringstermijn erbij en de geschiedenis van wie het uitleende. Voorraad wordt bijgehouden per magazijn en per klant, met bestellingen die door de technieker aangevraagd en op kantoor goedgekeurd worden.
Documenten hangen aan de klant, het project, de werf of de medewerker, in mappen die u zelf aanmaakt. De twee vennootschappen van de groep draaien in dezelfde applicatie, gescheiden per bedrijf, met rechten die bepalen wie wat ziet.
Zo ziet het eruit
“Via een heel persoonlijke aanpak bouwt Krits een volledig gepersonaliseerde werkplek waarin wij alles vinden wat we nodig hebben. Ik zou Krits zeker aanbevelen als u op zoek bent naar software die volledig op uw noden is afgestemd.”
Hoe we het aangepakt hebben
- 1
Begonnen bij de werkorders zelf
We zijn vertrokken van de lijsten die de opdrachtgevers doorsturen en van de manier waarop die verwerkt werden, inclusief de verschillen tussen de opdrachtgevers onderling.
- 2
De techniekers er vroeg bij
De app voor op de werf kwam kort na de eerste versie van de projectmodule. Zolang het rapport buiten het systeem opgemaakt werd, bleef alles wat erna komt handwerk.
- 3
Daarna de kant van het geld
Eenheidsprijzen, nacalculatie, meetstaten en bestelbonnen kwamen erbovenop toen de uitvoering betrouwbaar in het systeem stond. In die volgorde, want een afrekening is maar zo goed als wat eronder ligt.
- 4
Verder gebouwd op wat in gebruik opviel
Logistiek, gereedschapsbeheer, documentbeheer en de tweede vennootschap kwamen er nadien bij. Twee jaar later gaat het bouwen nog door, telkens op wat het werken ermee laat zien.
Is dit ook uw situatie?
- U werkt met veel kleine opdrachten in plaats van enkele grote
- Elke opdrachtgever levert zijn werk aan in een eigen formaat
- U zet eigen ploegen en onderaannemers naast elkaar in
- Wat op de werf gebeurt, wordt op kantoor opnieuw ingegeven
- Uw afrekening komt uit meerdere bestanden samen
- U weet pas na de facturatie of een werf iets opgebracht heeft
Hetzelfde probleem, andere sector
Projectbeheer voor vastgoedontwikkelaars
Alle projectdata op één plek in plaats van losse Excel-bestanden
Voor Kepler bouwden we een centraal admin dashboard dat alle project- en lotdata bundelt in één tool, van vergunning tot marketingbudget.
Personeelsplanning voor schoonmaakbedrijven
Eén centrale planning in plaats van losse Google Agenda's
Voor MaxiWork ontwikkelde Krits een centrale planningsapplicatie die losse Google Agenda's vervangt door één planbord waarop de beschikbaarheid van het team en de projecten samenkomen.