Personeelsplanning voor schoonmaakbedrijven
Eén centrale planning in plaats van losse Google Agenda's
MaxiWork onderhoudt gebouwen voor verenigingen van mede-eigenaars en plande zijn poetsteams in losse Google Agenda's. Krits bouwde één webapplicatie waarin medewerkers zelf hun beschikbaarheid ingeven en de planner de gebouwen van die week op de vrije momenten sleept.
- Klant
- MaxiWork
- Doorlooptijd
- Sinds eind 2025, in fases
- Type
- Webapplicatie
- Sector
- Schoonmaak
Wat er veranderd is
Beschikbaarheden kwamen binnen via telefoon, bericht en gesprek op de werf
Elke medewerker geeft ze zelf in, op één plek
De planning stond in losse Google Agenda's
Eén planbord voor alle VME-projecten samen
Wie beschikbaar was, moest de planner navragen
De vrije uren staan onder de opdrachten, in hetzelfde scherm
Elke terugkerende poetsbeurt moest opnieuw in de agenda gezet worden
De applicatie zet de reeks zelf vooruit, per gebouw
Wie welke bedrijfswagen nam, werd apart afgesproken
De wagen hangt aan de dag van de medewerker en staat op het bord
Het overzicht liep vast bij meerdere projecten tegelijk
MaxiWork plande zijn medewerkers in Google Agenda, per persoon. Zolang er een paar projecten liepen, werkte dat. Door de groei kwamen er meer VME-projecten tegelijk bij, elk met eigen afspraken over wanneer er gepoetst mag worden.
Beschikbaarheden werden verspreid doorgegeven, dus de planner moest ze eerst zelf samenbrengen voor er iets ingepland kon worden. Elke wijziging betekende opnieuw meerdere agenda's aanpassen.
- Geen globaal overzicht van medewerkers en projecten
- Beschikbaarheden manueel verzamelen bij de medewerkers
- Een wijziging moest op meerdere plaatsen doorgevoerd worden
- Tijdverlies door heen-en-weer communicatie
- De manier van werken schaalde niet mee met de groei
Eén planbord, gebouwd op de beschikbaarheid van het team
De applicatie draait de gewone volgorde om. Niet de agenda staat centraal, maar de vrije uren van de medewerkers. Daarop sleept de planner de gebouwen die deze week aan de beurt zijn. Wat niet kan, kan ook niet ingepland worden.
De medewerker geeft zelf zijn beschikbaarheid in
Elke medewerker heeft een eigen pagina en zet daar per dag zijn vrije uren in. Daarmee verdwijnt het navragen: wie iets wijzigt, wijzigt het op de plek waar de planner het ook ziet.
Op diezelfde plek ziet hij zijn eigen week terug, met per opdracht het gebouw, de uren, de collega's en de wagen waarmee hij rijdt.
De planner sleept de gebouwen op een vrij moment
Links staan de gebouwen die deze week aan de beurt zijn. De planner sleept er een op een vrij uur van een medewerker en die is ingepland. Verslepen, korter of langer maken en iemand anders eraan hangen gaat op dezelfde manier.
Er zijn drie weergaven van dezelfde week: het weekoverzicht per medewerker, een dagplanning per uur en een weekrooster. Een misklik gaat terug met Ctrl+Z, tot meerdere stappen ver.
De applicatie houdt de planning geldig
Iemand inplannen buiten zijn vrije uren gaat niet. Twee opdrachten op hetzelfde uur ook niet, en een beschikbaarheid wegnemen waar al werk op staat evenmin.
Zo staat er op het bord nooit een planning waarvan pas op de werf blijkt dat ze niet klopt.
Elk gebouw met zijn eigen frequentie
Per VME staat vast hoe vaak er gepoetst wordt, van dagelijks tot jaarlijks. De applicatie maakt de volgende opdrachten van die reeks zelf aan en bepaalt daaruit welke gebouwen deze week aan de beurt zijn.
Belgische feestdagen worden herkend. De opdracht blijft dan op die datum staan zonder mensen erop, zodat hij in de lijst "Te plannen" belandt en de planner hem bewust verzet. Het ritme van de reeks schuift niet mee op.
Bedrijfswagens en rijbewijzen
Bij elke medewerker staat of hij een rijbewijs heeft en of hij over een eigen wagen beschikt. De bedrijfswagens worden per dag toegewezen, niet per opdracht, want iemand rijdt de hele dag met dezelfde bus.
Staat er werk gepland waar nog geen wagen bij hoort, dan krijgt dat blok een teken op het bord. Zo valt het op voor de ploeg vertrekt.
Alles over een gebouw op één fiche
Naast adres en frequentie staat per gebouw waar het water en de stopcontacten zitten, waar de QR-code hangt, hoe de parking werkt en welke onderdelen op een eigen ritme gecontroleerd worden.
Rollen en rechten bepalen wie de planning mag aanpassen en wie enkel zijn eigen gegevens ziet. Aanmelden gebeurt met tweestapsverificatie.
Zo ziet het eruit
Hoe we het aangepakt hebben
- 1
Begonnen bij de bestaande planning
We hebben de Google Agenda's en de manier van inplannen samen doorgenomen, inclusief de uitzonderingen die alleen in het hoofd van de planner zaten.
- 2
Beschikbaarheden eerst live
Het ingeven van beschikbaarheden ging als eerste in gebruik, want dat loste het meeste heen-en-weer op. De planning zelf gebeurde in die periode nog zoals voordien.
- 3
Daarna de projectplanning erbovenop
Toen de beschikbaarheden binnenkwamen in het systeem, kwam de toewijzing aan projecten erbij. Zo was er nooit een moment waarop er niet gepland kon worden.
- 4
Verder gebouwd op wat in gebruik opviel
Het slepende planbord, de bedrijfswagens, het ongedaan maken en de behandeling van feestdagen kwamen er nadien bij, telkens omdat het werken ermee liet zien wat nog ontbrak.
Is dit ook uw situatie?
- U zet ploegen in op verschillende locaties
- Beschikbaarheden komen binnen via berichten, telefoon en gesprekken
- De planning staat in agenda's of Excel-bestanden per persoon
- Bij één wijziging moet u meerdere plaatsen aanpassen
- Terugkerend werk zet u telkens opnieuw met de hand in de agenda
- U wil kunnen groeien zonder dat de planning vastloopt
Hetzelfde probleem, andere sector
Automatisch beheer van ziektebriefjes
Ziektebriefjes komen automatisch bij de juiste vestiging terecht
Krits digitaliseerde het beheer van ziektebriefjes via een mobiele app die automatisch synchroniseert met Microsoft SharePoint per vestiging.
Digitale HACCP-registratie voor keukens
Houdbaarheid wordt in de keuken geregistreerd, niet meer op papier
Voor McDonald's bouwden we een iPad-app voor de keuken die houdbaarheid en voedselveiligheid bewaakt via slimme tijdregistratie.