Automatisch beheer van ziektebriefjes
Ziektebriefjes komen automatisch bij de juiste vestiging terecht
Bij een organisatie met meerdere vestigingen kwamen ziektebriefjes binnen via mail en op papier, waarna iemand ze handmatig in SharePoint opsloeg. Krits bouwde een mobiele app die het document zelf op de juiste plek zet.
- Klant
- McDonald's
- Doorlooptijd
- 1 week
- Type
- Mobiele app
- Sector
- HR
Wat er veranderd is
Ziektebriefjes kwamen binnen via mail of op papier
De medewerker verstuurt een foto vanuit de app
HR sloeg elk document daarna met de hand op in SharePoint
Het document belandt automatisch bij de juiste vestiging
Bestandsnamen en mappen verschilden per keer
Naam en metadata worden automatisch gezet
Versnipperde ziektebriefjes en manuele opvolging
Ziektebriefjes werden manueel verzameld, doorgestuurd via mail of op papier en nadien handmatig opgeslagen in SharePoint. Dat zorgde voor vertraging, fouten en een gebrek aan overzicht, vooral met meerdere vestigingen.
- Manuele verwerking van elk ziektebriefje
- Geen centrale, consistente opslag
- Foutgevoelige bestandsnamen en mappen
- Tijdverlies voor HR en administratie
- Geen directe koppeling met SharePoint
Eén mobiele app met automatische SharePoint-sync
Medewerkers nemen met hun smartphone een foto van hun ziektebriefje en versturen dat met één actie. De rest gebeurt zonder tussenstappen.
Foto nemen en verzenden
De medewerker heeft alleen zijn telefoon nodig, geen mail en geen papier dat op kantoor moet aankomen.
Het briefje is daardoor meteen bezorgd, ook als de medewerker thuis is.
Automatisch bij de juiste vestiging
De app synchroniseert rechtstreeks met Microsoft SharePoint en plaatst elk document in de structuur van de juiste vestiging.
HR en administratie vinden alles op de plek waar ze het verwachten, zonder dat iemand moet sorteren.
Naam en metadata automatisch
Bestandsnaam en metadata worden door de applicatie gezet, dus de opslag is consistent over alle vestigingen.
Er zijn geen manuele tussenstappen meer waarin iets fout kan gaan.
Zo ziet het eruit
Hoe we het aangepakt hebben
- 1
Het HR-proces en de mappenstructuur in kaart
We hebben het bestaande HR-proces, de SharePoint-structuur en de indeling per vestiging doorgenomen.
- 2
Een flow van enkele tikken
De mobiele flow is opgezet met een minimum aan acties, want een medewerker die ziek is, moet hier geen werk aan hebben.
- 3
Gebouwd, getest en uitgerold
De app werd gebouwd met de SharePoint-integratie en de automatische documentverwerking, en daarna in alle vestigingen in gebruik genomen.
Is dit ook uw situatie?
- U verzamelt documenten van medewerkers via mail en op papier
- Iemand slaat die daarna met de hand op
- U werkt met meerdere vestigingen of afdelingen
- Bestandsnamen en mappen zijn niet consistent
- HR verliest tijd aan sorteren in plaats van opvolgen
Hetzelfde probleem, andere sector
Digitale HACCP-registratie voor keukens
Houdbaarheid wordt in de keuken geregistreerd, niet meer op papier
Voor McDonald's bouwden we een iPad-app voor de keuken die houdbaarheid en voedselveiligheid bewaakt via slimme tijdregistratie.
Personeelsplanning voor schoonmaakbedrijven
Eén centrale planning in plaats van losse Google Agenda's
Voor MaxiWork ontwikkelde Krits een centrale planningsapplicatie die losse Google Agenda's vervangt door één planbord waarop de beschikbaarheid van het team en de projecten samenkomen.